Kiküldetésben 2. - Az utazási költségek

A hivatali üzleti utazásnál nincs előírás arra, hogy milyen járművel történjen. Lehet bármi: vonat, busz, repülő, saját személygépkocsi stb.

Nem keletkezik a magánszemélynek jövedelme, ha az utazás közösségi közlekedéssel, vagy a kifizető által biztosított járművel történik. Az elszámolás történhet jegy, vagy akár számla alapján.

A saját gépkocsival történő kiküldetés költségelszámolása a kiküldetési rendelvény és az útnyilvántartás alapján történik.

A kiküldetési rendelvény

A kiküldetési rendelvény a hivatali, üzleti utazás esetén a saját tulajdonú személygépkocsi használatához fűződő költségtérítés kifizetéséhez kapcsolódó nyilvántartás. Nem kell figyelembe venni a jövedelem kiszámítása során a kiküldetési rendelvény alapján a teljesített kilométer-távolság figyelembevételével az utazásra kapott összeget, ha az összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket. Ez a mérték a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével kifizetett összeg.

Tehát ha a kifizető csak a fenti a NAV honlapján közzétett norma szerinti és a 9 Ft/km szerinti összeget téríti meg, és megfelelő bizonylattal számol el, akkor nem keletkezik adófizetési kötelezettsége. Ha többet fizet, akkor a teljes összeg adóköteles bevételnek minősülhet. Ebben az esetben ugyanis választási lehetőség van:

1. az igazolás nélkül elszámolható összeget veszi figyelembe költségként, és a térítés fennmaradó részét az adott jogviszonyra tekintettel adózza le, pl. munkabérként.

2. a bevétellel szemben a költségeket elszámolja igazolás (számla, egyéb bizonylatok) alapján útnyilvántartás vezetése mellett (a személygépkocsi tulajdonosának cégautóadót is kell fizetnie).

A kiküldetési rendelvényt a kifizető két példányban állítja ki, tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.). Kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi.

Nemcsak a munkaviszonyra tekintettel állítható ki kiküldetési rendelvény, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi, vezető tisztségviselői, választott tisztségviselői jogviszony stb.) alapján is.

A kiküldetési rendelvény alkalmazható belföldi és külföldi kiküldetéseknél is. Nem szükséges esetenként, hanem egymást követő hivatali, üzleti utazások esetén folyamatosan is vezethető és a költségtérítés előre meghatározott elszámolási időszakonként történő elszámolással is kifizethető.

A 60/1992 IV. 01. kormányrendelet tartalmazza  a gépjárművek, erőgépek üzemanyag és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékét. Ha a rendelet alapján nem lehet megállapítani a normát, akkor a gyártó, vagy műszaki szakértő által megállapított mérték szerint számolhatunk. A kormányrendelet 1, és 1/a mellékleteiben találjuk az egyes járművekre vonatkozó alapnormát, amely különleges üzemmód esetén (hegymenet, téli üzemeltetés stb) korrekciós tételekkel módosítható. Ha a rendelet mellékletében nem szerepel, vagy az alapján nem lehet megállapítani a normát, vagy az ott felsoroltaktól eltérő üzemanyaggal üzemelő járművünk van, akkor a gyártó, vagy műszaki szakértő mérése által megállapított érték szerint számolhatunk.

Alapnorma helyett alapnorma-átalánnyal is számolhatunk, amely szintén a kormányrendeletben szerepel. Ekkor a korrekciós tételekkel nem számolhatunk. Az alapnorma vagy alapnorma-átalány használata választás kérdése, de egy negyedéven belül csak az egyik módszer használható.

Útnyilvántartás

A magánszemélynek lehetősége van a gépkocsi használatával összefüggésben felmerülő költségeket útnyilvántartás alapján elszámolni, ha a munkáltató nem állít ki kiküldetési rendelvényt a hivatali üzleti úttal kapcsolatban.

Bizonyos esetekben kötelező az útnyilvántartás vezetése: ha a munkáltatótól kapott költségtérítés a jogszabályban meghatározott igazolás nélkül elszámolható összeget meghaladja és a magánszemély a tételes költségelszámolást választja (szja 3. sz melléklet IV/6). Útnyilvántartást vezet az a magánszemély is, aki a személygépkocsit, amit hivatali üzleti úthoz is használ, más önálló tevékenységének végzéséhez is használja.

Az útnyilvántartás alapján költségtérítésként kapott összeg adóköteles bevétel, amellyel szemben költségek számolhatók el. A magánszemély a bevétellel szemben kétféle módon számolhatja el a költségeit:

1. - üzemanyagköltség címén a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma szerinti üzemanyagmennyiség és a NAV által közzétett üzemanyagár szorzataként meghatározott összeg, vagy üzemanyagvásárlás számla alapján, ahol a számla alapján elszámolt mennyiség nem lehet több, mint a norma alapján számított

     -    számlával igazolt fenntartási (biztosítási díj, gépjárműadó), javítási , felújítási költségek számolhatók el a hivatali célú használat arányában (szja 3. sz mell. IV/1).

2.  - az üzemanyagköltséget az 1. módszer szerint, minden más költséget pedig 9 Ft/km általános személygépkocsi-norma-költséget lehet elszámolni a kapott költségtérítéssel szemben (szja 3. sz mell. IV/3).

A választás teljes adóévre szól, a magánszemély által használt valamennyi személygépkocsira.

Járművenként külön útnyilvántartást kell vezetni, és abban járművenként az üzleti célú futás kezdő és záró kmóra állását fel kell jegyezni. Költség kizárólag az e pont szerint igazolt, üzemi célú futásteljesítmény után számolható el, kivéve azt a futásteljesítményt, amelyre nézve a munkáltató kiküldetési rendelvény  alapján hivatali, üzleti utazás címén bevételnek nem számító költségtérítést fizetett (szja 3. sz mell. IV/6). Útnyilvántartás célra a menetlevél vezetése is megfelel, ha tartalmazza a továbbiakban részletezett adatokat.  Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, továbbá, ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni. Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell - az utazás időpontját, - az utazás célját (honnan-hova történt az utazás), - a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését, - a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát. Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is. Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi tevékenység) során az útnyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni. Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésére kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az adóhatóság ellenőrzést végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg. Az adóhatóság az ilyen útnyilvántartásban foglalt adatok rögzítésére csak akkor jogosult, ha az adóhatósági eljárás során tett megállapításban az adatrögzítés jogszabálysértés bizonyításának alátámasztására szolgál.

Útnyilvántartást kell vezetni akkor is, ha a hivatali, üzleti útra bérelt, kölcsön kapott járművel megy, de ebben az esetben nem számolhatunk a 9 Ft/km általános személygépkocsi-norma-költséggel.

A magánszemélynek a költségelszámolás miatt cégautóadó fizetési kötelezettsége keletkezik. Ezért célszerű saját gépkocsi esetén kiküldetési rendelvény alapján számolni a költségtérítést. Ha a munkáltató megtéríti a cégautóadót, akkor ez az összeg a munkavállaló bérjövedelmének minősül.

Átalány költségszámítás

Átalány költségszámítás esetén a bevétel 10%-a minősül igazolás nélkül elszámolható költségnek, és ezzel minden költség elszámoltnak tekintendő.

Egy éven belül csak egy módszert lehet alkalmazni egységesen minden tevékenységre. Ha a magánszemély önálló tevékenységére tekintettel a 10%-os költségátalányt alkalmazza és a munkáltatója hivatali , üzleti útra küldi, ott is a 10%-os költségátalányt kell alkalmazza. Végül a bevallásban áttérhet a tételes költségelszámolásra, fordítva azonban - a tételes elszámolásról nem térhet át a 10%-os költségátalányra a bevallásában.